Menelusuri Jejak Arsip: Upaya Berau Menjaga Memori Daerah Melalui Pemusnahan dan Penataan
Di tengah hiruk pikuk aktivitas pemerintahan Kabupaten Berau, sebuah kegiatan penting namun seringkali luput dari perhatian publik tengah berlangsung di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) pada Kamis (20/11) pagi. Pemusnahan arsip eks Bagian Keuangan Sekretariat Daerah menjadi simbol dari upaya berkelanjutan untuk menjaga memori daerah, merapikan administrasi, dan memastikan akuntabilitas.
Asisten III, Bidang Administrasi Umum Setda Berau, Hj Maulidiyah, hadir menyaksikan prosesi pemusnahan. Tumpukan kertas yang berisi catatan transaksi dan dokumen keuangan dari tahun 1993 hingga 1996, satu per satu dipilah. Sebanyak 965 dokumen dari tahun 2023 dan 286 dokumen dari tahun 2024 akhirnya dinyatakan siap untuk dimusnahkan menggunakan mesin pencacah.
"Arsip-arsip ini sudah melewati masa retensi dan tidak lagi memiliki nilai guna. Namun, pemusnahan ini bukan berarti kita melupakan sejarah. Justru, ini adalah bagian dari siklus pengelolaan arsip yang memastikan hanya informasi penting dan relevan yang kita simpan," ujar Kepala Dispusip Berau, Yudha dalam laporannya dengan nada mantap.
Pemusnahan arsip, lanjut Yudha, adalah amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Setiap OPD wajib melakukan penyusutan arsip, memisahkan antara arsip inaktif yang bisa dimusnahkan dan arsip statis yang harus disimpan selamanya.
"Arsip statis ini adalah memori kolektif kita. Di sinilah tersimpan jejak pembangunan, kebijakan, dan peristiwa penting yang membentuk Berau hari ini," jelasnya.
Namun, tantangan besar menghadang. Depo arsip yang ada saat ini masih jauh dari ideal. Ruangan sempit, suhu dan kelembaban yang tidak terkontrol, serta sistem penyimpanan yang belum terkomputerisasi menjadi masalah yang harus segera diatasi.
"Kami berencana melibatkan pihak ketiga untuk membantu pengelolaan kearsipan. Mulai dari pengelompokan, pemindahan, hingga digitalisasi arsip," kata Yudha. Tentu saja, lankutnya, semua proses ini harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Ealam sambutannya Asisten III, Maulidiyah menambahkan, penataan arsip yang baik akan meminimalisir risiko penyalahgunaan data dan tumpang tindih informasi. Selain itu, ketersediaan informasi yang relevan akan sangat membantu dalam pengambilan keputusan.
"Saya berharap semua OPD di Berau segera melakukan manajemen arsip secara mandiri atau melalui pendampingan Dispusip. Arsip yang tertata adalah cerminan birokrasi yang akurat dan informatif," pungkasnya.
Di tengah modernisasi dan digitalisasi, upaya menjaga arsip sebagai memori daerah seringkali terlupakan. Namun, di Berau, semangat untuk merawat masa lalu tetap menyala, demi membangun masa depan yang lebih baik.(Diskominfo/Oz/yar)
